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締切を作る、人の力を借りるとタスクは進む

このエピソードをポットキャスト用に収録したのは2024年2月の初めでした。既に今年の12分の1が終わりましたが、あなたはどうでしたか?今年は年始からさまざまなことがあり過ぎて、そんなことは考えたくないという人もいらっしゃるかもしれません。

年間プランを立てるのも練習してうまくなっていくもの

私自身も、今年は新たなチャレンジをしようと思っています。前回のエピソードではそのうちの1つをお話ししました。今年はですね、きちんとプランを立てて段階的に進めていきたいと考えています。去年も一昨年もプランを考えたものの、なかなかプランどおりに行かないこともありますよね。おそらく、年単位で繰り返しながら、1年のスケジュールの立て方がうまくなっていくのだと思います。毎年、一年の終わりに自分のリソースの限界や、積み残しが多かったことなどが見えてきますよね。

私はそれが見えてきたんですね。現実的にはこうだな、ここがアッパーだなというのが見えてきつつあります。でも、今年はもう少し攻めてみよう、トライしてみようと思っています。今年については1月はやりきった感じですね。

「やりきった」というような立派なものでもないですが、思うようには進みませんでした。たとえば前回のエピソードでお話ししたように、契約書の作成に時間がかかり、他に使おうと思っていた時間を割かざるを得ないこともありました。そのため予定が狂ったのですが、私だけではなく関わった人みんなの予定が狂ったわけなので、誰かのせいだとかそういう意味ではないですが、相手待ちなどで時間がかかる状況もありますよね。

例えば契約書の草案が提出されるまでの待ち時間をただ待っているだけではもったいない。その待ち時間を有効活用するために、別の仕事に切り替えたり、複数の仕事を並行したり、スイッチをパチパチ切り替えていくように進めることで空白の時間を作らない努力をしました。その結果、割と完了していったものが多いんですね。

うっかり時間を溶かしていることに気付いた

ただ、非常に疲れました。正確には詰め込んだ感じがしました。1月は何をしていたのか、あまり覚えていないほど詰め込みました。

うちのお客さんには、とても忙しい方がいて「本業が忙しいから、なかなかオンラインコースビジネスが進まないのは仕方がないですよね」とお話をするのですが、その方は「いや、私は意外と無駄なことやってますよ」と言うのです。

それは謙遜だろうと思っていたんですね。「こんなことを合間にしながら『頭を休めている』と言いつつ、実際には無駄な時間を過ごしているのかもしれません」とおっしゃっていたのです。

私はあまりその方と同じようなことはしないなと思っていたのですが、自分も同じであることに先月気づきました。たとえば、スマホを開いて X をちょっと見ることがあります。昔ほど頻繁にメールの確認をすることはしなくなりましたが、SNS を少しチェックすることはあります。 YouTube や Instagram はあまり見ないですが、私がよく見るのは X ですね。X を見始めると止まりません。そうか、あの人が言っていたのはこういう時間のことだったのかと、やっと腑に落ちました。

締め切りを作らないと実行しない

1月は充実していたのは事実ですが、横道にそれることも多く、息抜きの時間を結構使っていることに気づきました。少し中だるみの時期があったのですが、1ヶ月ずっと詰めてやるわけにはいかないので、私にとっては必要な時間だったのかもしれません。しかしそこで気づいたのは、お尻、つまり期限を決めないといつまでも YouTube の関連動画や X のおすすめ欄をずっと見ていることなんですね。

たとえば私は午前中の4時間、9時から13時まで集中して仕事をします。その日のタスク量に応じて、10時までにこれを終えて、少なくとも11時までに別のタスクを終わらせて、残りの2時間でさらに他のタスクを終わらせようといった感じでタイムトライアルのようにとらえつつ、時計を見ながら仕事をします。このように締め切りを自分の中で作ると、関連動画や横道にそれている暇がなくなります。「うわー、間に合わない!」と大急ぎでタイピングする感じです。

1日の中ではそうやって時間単位で計画を立てています。また、週や月単位でも自分なりに締め切りを設定しないと、私はやらないことがあります。人によってさまざまなパターンがあると思いますが、私は小さい頃から夏休みの宿題を30、31日に半泣きになりながらやるタイプでした。それは大人になっても変わらず、高校生のときも中間テストや期末テストは必ず一夜漬けでした。そういうところは大人になっても変わらないようですね。

だからこそ私自身は、たとえば今年の各月ごとに何を実行するか、というのを決めました。もちろん、後で変更になる可能性もありますが、いったん決めておきます。月ごとの目標を4分割すると大体1週間の予定が決まってきます。

1週間の中で、仕事以外の予定や用事が突然入ってくることはよくありますよね。そのため、バッファとして予備日を設け、タスクを達成させるために何日間確保できるかを割り振っていくんですね。週によっては既に予定が決まっている週もあります。たとえば今週は7日間のうち3日しか時間が取れない場合、私は午前中の4時間を仕事にあてているので、3日×4時間といった感じで計画します。あるいは、別の週では5日取れるから、5×4時間でタスクをこなす計画を立てます。週ごとに計画を落とし込むことで、週初めから緊張感を保てるんですよね。

なので、私は自分で締め切りを作らないと、予定が流れに流れてしまうことを一昨年、去年の経験から学びました。

人の力を借りるとタスクが進む

あとはやはり、人の力を借りることも大切だということですね。

幸い昨年一昨年と、クラウドワーカーさんには恵まれています。昨年、ポットキャストの記事をリライトしてくれるワーカーさんと出会い、ポッドキャストの音声や動画の文字起こしのリライトをおまかせできるようになりました。継続でお願いするようになってから、それなりの期間が経ちましたが、楽という言葉では表せない領域でありがたいです。

その理由は、単にタスクを自分で行わなくて良いということだけではありません。自分の予定からそのタスクを抜くことができるということがとても大きいのです。予定から1個のタスクが抜けるということは、タスクリストからも1個の項目が抜けるということです。そして予定通りに準備をしておけば、文字起こししてリライトをしてブログの投稿してなどの一連の流れのことを考える必要がなくなります。全てをまるっとお任せできるので、脳の領域を他に使うことができるのです。これが人にお願いする一番のメリット、メリットという表現ははあんまり好きではないのですが、利点だと思います。

正直なところ、1人で仕事をするのは難しいですよね。今まで割と1人でやってきましたが、昨年末から今年にかけてジョイントベンチャーやコラボ企画に挑戦してみて、やはり自分1人だけで成し遂げられることには限界があると感じます。そのため他の人と組むことで、新たな可能性に気付かされることもあります。また、本来自分が行うべきタスクをクラウドワーカーさんなどにお任せできることも非常に大きいです。

実際に試してみるとよくわかると思います。自分にでもできることではあるけど、他人にお願いする経験をぜひしてみてほしいと思います。私と同じようにコンテンツをクリエイトしている人や、あとは時間労働で働いている人はもっと大変だと思います。たとえば、コーチングを行っている方や、コンサルティング、マーケティングをしている方は、クライアントさんとのセッションなどに時間を使いますよね。そのため、自身の情報発信を後回しにせざるを得ないこともあります。

そこで人の力を借りると、気持ちも楽になります。それから、クラウドワーカーさんにお渡ししなきゃいけないって思うと、締め切りを意識するためお尻に火がついて、その期日までに準備を進めることができます。その結果、期日通りにブログも公開できるという良い循環が生まれると思います。人の力を借りながら、そして人と組んでお仕事をしながら、さまざまな価値やサービスの提供をしていけたらいいなと思っています。

ということで、今月も頑張っております。それではまたお目にかかりましょう。

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