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「見える化」したら成果が出る!フリーランサーのための時間管理術 #5. 何にどれだけ時間がかかっているかを把握しよう

何にどれだけ時間がかかっているかを把握しよう

ではここから実際に、ワークをしていただきます。ここまでは概念的なお話をしてきました。24時間しかない中で、人の暮らしというのは3つの要素で構成されていて、それが自分にとってはどうなのかを見直していきましょう、というお話をしてきました。ここからは実際に向き合っていただきます。

まず1つ目。行動・活動をすべて時間計測します。何をするのに何分、何時間かかるかを把握していきましょう。

把握しているつもりでも、実際には把握できていないことに気づくと思いますので、必ず行ってください。行動・活動をすべて時間計測するというのはどういうことかというと、あなたが起床してから就寝するまでの時間、すべてを計測するということです。そして、生活を構成する3つの要素、Self-care、Social/Labor、Leisure、すべてについて計測してください。24時間という枠の中で、どのカテゴリにどれだけ時間を割くかなのですが、現状はどうなっているかを把握するために、これからのワークを行います。

その目的は、これから先、現実的なプランを立てるためです。だったらいいな、できたらいいなという理想ではなく、自分の現実に即したプランを立てる、ということが目的です。時間を計測すると、空き時間が有効活用できるようになります。

ここでの注意点は、自分の理想や他の人と比較をしないということです。他の人と比較してしまいますよね。他の人とは生活も人間関係も仕事の内容も全く違うので、比較対象にはなりません。ですから、他人とは絶対に比較しないということを肝に銘じてください。

行動・活動をすべて時間計測する「DailyLog」の使い方

行動・活動を全て時間計測するために、「DailyLog」というものを使っていただきます。DailyLogはPDFでご用意していますので、ダウンロードしてお使いください。これは計画ではなくログ、つまり記録です。1日で1枚、30分刻みで記入していきます。

「Today’s Log」は6時始まりになっていますので、こちらに「何時に起床して、何時から何時までこれをやった」という内容を、就寝するまで全て記録に残してください。ここがまず第1段階です。右のエリアには、今日の最優先事項は何だったのか、今日はどんな1日だったのか、今日できたタスクは何だったのかについて記入する欄がありますが、ここはそれほど重要ではありません。



重要なのはその下の部分です。

潜在的な時間の浪費がないかどうかをここでチェックしてください。例えば、メールチェック、テレビ、ネットサーフィンなどです。私はオンラインで仕事をしていますので、常にパソコンのブラウザが立ち上がっている状態です。リサーチをしていたつもりが、いつの間にかネットサーフィンをしていた、ということがよくあります。

昼寝や、電話、Zoom、 Skypeなどの時間を要する通信のほか、誰かとトラブルがあったことなども記入します。インスタントメッセンジャー、LINEでのコミュニケーション、YouTube、Netflix、HuluやSNSなど、「何となく見ちゃった」「チャットツールでお喋りしちゃった」といったことも記入するようにします。動画視聴やSNSなどは、思ったより時間を使ってしまうことがありますね。例えば私の場合、チャットワークで繋がっている同業の友人と連絡をしただけのつもりなのに、その後会話が盛り上がって1時間ぐらいチャットで通話をしていた、なんてこともあります。時間の浪費を防ぐために、「連絡は必要最低限の内容に留めて、その後無駄なお喋りはしない」といった対処方法も出てくるかと思いますので、ここでチェックするようにしてください。

そして、「明日のTasks to-do」の欄に翌日のタスクを書き出しておきます。特に気づいたことがあれば、その下の「Notes」の部分にメモをしてください。

「Today’s Log」の時間ですが、生活パターンは人によって様々だと思いますので、時間を記入できるものもご用意しています。「6時始まりは遅いんだよね」という方もいれば、「8時始まりでいいんだよね」という方もいらっしゃるでしょうから、どちらかお好きな方を使ってください。

何をするのにどれくらいの時間がかかっているかを把握する

何をするのに何分〜何時間かかっているかを把握します。

ここでは、絶対に「いい」「悪い」のジャッジを入れないでください。時間の浪費というお話もしましたが、現状どうなっているかを把握するのが今の目的です。今の生活がいいか悪いか、駄目なのかできているのか、というジャッジは入れないようにしてください。ひとつの事柄に対して何分〜何時間かかってるかを見える化するのが一番の目的です。

例えば私の場合、ブログ記事の本文を書くのがとても苦手で、4時間かかります。最近では、ネットスーパーの注文にかかる時間はどう頑張っても1時間を切ることができないという事もわかりました。私がネットスーパーを使うのは大体週1回、イオンネットスーパーを利用しています。イオンネットスーパーには、注文履歴から簡単に再注文できる便利な機能があり、それを使えば時短できると思ったのですが、なかなかそうはいきません。いらないものを再注文しないように削除して、新たに必要なものをカテゴリーから選んで追加。そこから見直して注文ボタンを押すまでには、どう頑張っても、どれだけ慣れても1時間かかるということがわかりました。

これがわかるということが大事なんです。

 
それから、1時間のドラマを週に2本見ています。これは家族との時間だと考えています。21時から見始めて21時45分にドラマが終わるとすると、実際の視聴にかかる時間は45分です。その後、ドラマの感想を話し終えるまでを含めると、全体でかかる時間は1時間と捉えた方がいいですよね。それを週に2回、毎週2時間をドラマ視聴にかけていると考えます。さらに、食事とその後のスマホチェックやお喋りを合わせて毎食1時間はかかっているということを把握します。

ブログ記事の下書きに4時間は長すぎないか、作業が遅いんじゃないかと気になってしまいますが、人と比べる必要はありません。私は本文の下書きにとても時間がかかるのですが、リサーチは得意なので非常に早くできます。このように、人と違うところがあって当然ですので、絶対に「いい」「悪い」のジャッジはしないようにしましょう。現実に何分〜何時間かかっているかを把握する、というところにフォーカスをしてください。

かかっている時間は多めに見積もるということが非常に大事です。これは後でプランを立てるときのコツになります。

例えば先ほど説明したように、ドラマの視聴時間は厳密には視聴予告まで含めて45分かもしれませんが、1時間で見積もっています。仮に45分で見積もった場合、あとの15分を有効活用できるかというと、現実的にはあまり期待できません。この場合は1時間枠として見積もった方が、後でプランニングをするときに現実に即したものになります。このように、時間は大目に見積もるようにしましょう。

例えば、私がUdemyのコースを作るときにかかる時間について計測してみました。大体1時間から2時間ぐらいのコースを作ることが多いのですが、そのコースを作るために何にどれだけの時間がかかっているかということを計測していきました。

すると、ある一定のパターンが見えてきました。

企画段階でリサーチをしたり、アウトラインの書き出しをしたりというのは、スキマ時間に行っています。スマートフォンやタブレットを使ってスキマ時間に作業を行いますので、必ずパソコンの前に座っている必要はありません。これはスキマ時間で対処可能だということで省きます。

次にスライドの作成があり、必ずパソコンの前で行う作業になります。これが4時間の枠を二つ使うことがわかりました。私は午前中の4時間が仕事に当てられる時間枠の1つなのですが、その枠を2日間かけないとスライドが出来上がりません。ということは、4時間 × 2で2枠必要だと把握します。収録には、おおむね1〜2時間かかります。カット前の時間を含めると3時間ぐらいになることもあります。

そして動画編集です。収録した動画にカットなどの編集を加えていくと、4時間の枠を2つ使わないとできないことがわかりました。

編集が完了したら、レンダリング(書き出し)という作業を経て、その後審査に提出するという手続きに進みます。レンダリングから審査提出まで、すべて合わせて大体4時間を1枠使うことがわかっています。

このように時間の見積もりを、あなたの仕事内容に合わせて行います。例えば「ブログを書く」ということについて考えてみましょう。まずはブログを書くために必要な要素を分解します。リサーチ、キーワード選定、タイトルの設定、章立て、下書き、本文を書く、アイキャッチ画像を用意する、推敲して投稿するといった具合に分解して時間を見積もります。細かければ細かい方がいいです。何をするのに、実際に何分〜何時間かけているかということを把握してください。

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