大切なものを大切にできる人生。誰もがそんな人生を夢見ているのではないでしょうか。私はオンラインコースビジネスを通して、そんな人生の実現を応援しています。そして、そのための重要な要素の一つが「計画を立てること」です。
三日坊主でも続けられる私の時間計画術
三日坊主の私が計画を立てるようになった理由
実は私、もともと非常に飽きっぽい性格で三日坊主の常習犯。好奇心は旺盛なのですが、「道具を揃えたら満足」というタイプで、何事も長続きしませんでした。「コツコツやる」なんて言葉は私の人生には無縁で、とにかく早く結果を出したくて、面倒なことは短期集中で終わらせたいと思っていました。地道な努力が大の苦手だったんです。今でも正直、あまり得意ではありません。
時間管理をスムーズにするコツ
最近、「複数のメディアで情報発信できる秘訣は？」「どうやって時間を捻出しているの？」「継続のコツは？」といった質問をいただく機会が増えました。そこで今回は時間の使い方のコツの一つ、「計画を立てる重要性」についてお話ししたいと思います。
定時退社するために編み出したコツ（病院勤務時代の時間管理）
病院勤務時代に多忙な毎日の中で生まれた時間管理術
飽きっぽい私の転機は、作業療法士として3箇所目の職場である総合病院に勤務し始めた頃に訪れました。そこは整形外科や神経内科を中心に、さまざまな疾患の患者さんが入院している病院でした。整形外科の患者さんが6割、神経内科の患者さんが3割、その他内科・外科の患者さんが1割といった割合です。整形外科では手術前後のリハビリ、神経内科では脳梗塞や進行性の神経難病、その他がん患者さんなど本当にさまざまな患者さんを担当していました。
リハビリは午前中は外来、午後は入院患者さんの担当という流れです。外来は患者さんごとに予約制で「週何回、何曜日の何時に来てください」という形で、入院の方は毎日リハビリを行うため、患者さんごとに時間帯を決めていました。そして各患者さんを誰が担当するかという、担当制も敷かれていました。
病院経営の現実はコスト削減と診療報酬のジレンマ
病院経営は一般の方が想像する以上にシビアです。保険診療で利益が出ている病院は本当にごくわずかで、ほとんどの病院が赤字を出さないように必死で努力しています。「病院は儲かっている」というイメージを持っている方もいるかもしれませんが、それは実情を知らないだけでしょう。各部門は常に厳しいコスト削減を求められ、「あなたの部門は採算が合わない」といったプレッシャーに晒されています。もちろん、質を下げて量をこなせば良いというわけではありません。それを防ぐため、「診療報酬」、つまり国から支払われる医療費には上限が設けられています。リハビリの例でいうと、1人のセラピストが一日に診療できる患者数や時間に上限が決められているのです。「30人診たら何点、50人診たら何点」のように診療報酬が青天井に増えるわけではなく、「一日の上限はここまで」と決まっているんですね。そしてその上限が守られているかはきちんと審査されています。
残業したくない！定時退社を目指した私の挑戦
病院経営側は、診療報酬の上限いっぱいまで診療することを求めてきます。しかし現場のセラピストにとって、上限人数を毎日診ていると定時で帰ることが難しくなるのです。患者さんを診る時間以外にも診療記録やカルテの作成、転院する患者さんの紹介状作成など、書類仕事が山のようにあります。しかも書類仕事は年々増える一方です。加えて医師や看護師、ソーシャルワーカーとのカンファレンス（患者さんの情報共有と今後の方針を決める会議）や勉強会なども頻繁に行われます。
定時退社を実現したのは徹底的な効率化
話を戻します。私は「コツコツ」が苦手で、とにかく早く結果を出したいタイプでした。病院勤務時代、私が最も求めていたのは「定時退社」です。当時の通勤時間は片道2時間を超えていました。それでも平日に通っていた趣味の教室を続けたり、友達と会ったり、一人で過ごしたりする時間も確保したかった。だから、一日の労働の成果として私が欲しかったのは「定時で帰ること」。そして定時後に自分のやりたいことをする時間を持つことでした。
作業療法士の仕事は大好きで、天職だと感じていました。だからこそ手を抜くことなく、かつ定時に帰りたい。私は「いかに残業せずに済むか」に全力を注ぎ始めました。私の努力の方向性はかなり変わっているかもしれません。「コツコツ努力」は嫌だけど、「業務を効率化するための努力ならいくらでもできる」という感じです。どうすれば残業せずに済むのか、その一点に集中し始めたのです。
スキマ時間を最大限に活用したカルテ記録
診療報酬の上限人数を毎日こなしていると、どうしてもカルテを書く時間が足りなくなります。そこで私は、午前中の外来患者さんのカルテを昼休みに書くことにしました。「昼休みを潰してでも定時に帰りたい」一心で。
午後の入院患者さんについては、多くのセラピストがその日その日でリハビリ時間帯を決めて、カルテは全員のリハビリが終わってからまとめて書いていました。その一方で私は前もって時間帯を決めてしまうことにしました。「Aさんは15時、整形外科のBさんは13時、神経内科のCさんは14時」というように、あらかじめ時間を固定したのです。そして次の患者さんが来るまでのスキマ時間を利用して、カルテをどんどん書き進めていきました。
すぐにタスクに取り掛かれるように翌日の流れを可視化しておく
さらにここからが重要なポイントです。翌日の一日の流れを、前日のうちにメモ帳に書き出してから退勤していました。外来患者さんは予約制なので、何時に誰が来るかは前日までに分かっています。入院患者さんのリハビリ時間帯も既に決めているので、「何時に誰、何時に誰」という一日のスケジュールが明確になっているわけです。もし紹介状作成などの追加タスクが発生した場合は、「何時にそれを書くか」まで決めておきます。このように翌日の一日の流れを可視化して、メモに残してから帰るようにしていました。そうすることで翌朝出勤した時に、「紹介状はいつ書こうか」などと迷う必要がなくなり、スムーズに業務に取り組むことができたのです。こうして私は病院勤務時代の「定時退社」を実現していました。
フリーランスの時間管理：自由な時間を最大限に活かす方法
フリーランスは自由だからこそ時間管理が大切
さて、フリーランスになってからはどうでしょうか？フリーランスだからこそ、私は毎日計画を立てることを重視しています。病院勤務時代と同じように、前日の夜に翌日の計画を立てます。そのため朝起きてパソコンを開いてから「今日何をしようかな？何からやろうかな？」と考える必要はありません。ムダな時間が発生しなくなります。
集中力を維持し、生産性を高める誘惑に負けないための計画
フリーランスになると自由度が高まり、何時に仕事を始めても誰にも何も言われません。しかしパソコンに向かう仕事は誘惑が多く、「ちょっと SNS を見てしまう」「調べものをしていたら YouTube の関連動画に脱線してしまう」など、気が散るものがたくさんあります。特に私のようにコンテンツビジネスをしていると、納期がありません。コンテンツをいつリリースするかは自分次第です。ぼーっとしていたら、「半年間何もリリースしていなかった」なんてことになりかねません。だからこそ自分自身で期限を決め、その期限を守るために毎日の計画を立てているのです。
無計画だったらどうなる？時間管理のリアルな体験
計画ってすごい！無計画な一日の実験と反省
朝起きてパソコンを開いてから、「さあ何からやろうかな」と考えるスタイルで仕事をしていた時期もありました。しかしその頃は全くタスクが進みませんでした。私にも仕事が全然うまくいかなかった時期が長くあったのです。「さっさと結果が欲しいのに、いつまでもタスクが進まない」というのは性格的に耐えられません。ですから、タスクを確実に進めるため、病院勤務時代に「どうやったら定時に帰れるか」に注力したのと同様に、必ず前日のうちに翌日の計画を立てるようにしています。
さて、自分のタスクが明確になり仕事にも慣れてきた頃、「翌日の計画を立てない」という実験をしてみました。多くの人が「気が散ってしまう」「思うように進まない」と悩んでいるので、あえて無計画な一日を作ってみたのです。
無計画はあっという間に時間が溶ける
するとどうでしょう。「何からやろうかな」と考えているだけで、あっという間に1時間が過ぎてしまいました。「これはまずい！」と危機感を覚えました。
フリーランスの方の中には、自分の価値を時給換算している人が多いと思います。「私の時給は最低でも〇〇円だから、このサービスは〇〇円いただかないと割に合わない！」というように。そのあなたの貴重な時給が、何もしないまま1時間、2時間と過ぎていくことを想像してみてください。そのもったいなさを実感できるのではないでしょうか。
私なら1時間あれば、1時間の動画講座を収録できます。動画講座のスライド作成なら、私のペースで10枚程度は作れるはずです。それが「ぼけーっ」としているだけで、計画を立てないせいで「ぼけーっ」としているだけで終わってしまう。「もうあかん、あかん！」と思いました。「昼寝した方がましだ！」というくらい、恐ろしくもったいない時間の使い方です。この経験から再び前日のうちに、翌日の計画を立てる習慣に戻りました。
今日から始める時間管理
計画を立てる習慣を始めよう
もしあなたが前日のうちに「明日何時に何をする」というタスクの計画を立てていないのであれば、ぜひ試してみてください。一日でうまくいくとは限りません。計画を立てていても、積み残しが出ることもあります。しかし回数を重ねるごとに、計画を立てるのが上手になっていきます。諦めずに1週間、1ヶ月と続けてみてください。
それではまた。
