今回は、情報発信の計画と管理について学びます。具体的には次の3つのポイントをカバーします。

• コンテンツカレンダーの作成
• タスク管理ツールの活用法
• リソースの効率的な活用法

コンテンツカレンダーの作成というのは、計画的に情報発信を行うことで投稿の一貫性を保ち、フォロワーの信頼を得ることができます。

そして次にトレロやアサナなどのツールを使って、作業の効率化と時間管理を向上させます。
最後に、時間管理や優先順位の設定、外部リソースの活用法などを学んで限られたリソースを最大限に活用します。

これらを理解することで、情報発信を計画的かつ効果的に行えるようになります。それでは始めましょう。

コンテンツカレンダーの作成

ここでは、効果的なコンテンツカレンダーの作成方法について学びます。まず、コンテンツカレンダーとは何かと言いますと、いつ、どのようなコンテンツを投稿するかを計画するツールです。これを使うことで、投稿のタイミングを見逃さず、情報発信をスムーズに進めることができます。

カレンダーの具体的な作成手順です。まず、月間のテーマを決めます。そして、そのテーマに基づいて、週ごとに異なるトピックを設定します。例えば、月のテーマが「ソーシャルメディア活用法」であれば、週ごとに異なるトピックを設定して、それぞれ2回分の投稿を準備します。ここでは、Instagram のフィード投稿を事例として、計画の立て方を具体的に見ていきましょう。

Instagram 活用法の計画

ある月のテーマを「Instagram の活用法」としたとします。そうすると、週ごとのトピックをまず4つ設定します。「Instagram プロフィールの最適化」、「魅力的なフィード投稿の作成」、「ストーリーの活用法」、「ハッシュタグ戦略」というふうに、4週分のトピックを設定したとします。

週に2回投稿するということですので、第1週の「プロフィールの最適化」ということに対して、2つの投稿タイトルを決めます。「プロフィール写真の魅力的な撮り方」、そして「自己紹介文でフォロワーを増やすコツ」ですね。

2週目は、「魅力的なフィード投稿の作成」となっていますので、これに沿った投稿を2つ決めます。「フィード投稿のレイアウトアイデア」、「写真の編集テクニック基本編」といった感じでしょうか。

そして第3週は、「Instagram のストーリーの活用法」というふうになりますので、この2つにしてみます。「インタラクティブなストーリーの作り方」、「ストーリーハイライトでブランドを強化」ですね。

第4週は、「ハッシュタグ戦略」ですので、この2つの投稿にしてみます。「効果的なハッシュタグの選び方」、「ハッシュタグ分析ツールの活用法」という具合に、8回分の投稿タイトルを決めます。

そして、具体的な投稿日時を決めます。毎週火曜日と木曜日の21時と決めたら、何を投稿するか、いつ投稿するかが決まります。

投稿内容の詳細な計画

次に、詳細な投稿内容の計画です。

前の月に4週分、つまり8回分の投稿を事前に準備して、予約投稿をする計画を立てておきます。予約投稿はいろいろな場面で使うんですけれども、予約投稿のストックがあると、情報発信が非常に気が楽になるので準備をします。準備には、やることが色々とあります。まず、写真の選定です。例えば、「魅力的なプロフィール写真の撮り方」の場合、いくつかのサンプル写真を用意します。異なる角度、照明、背景を試して、どのような写真が最も訴求が効果的かということを示します。

Instagram の場合、キャプションが必要です。写真に関連した説明文を考えます。具体的には、以下のような内容を含めます。「プロフィール写真を撮る際のポイント」として、「自然光の利用」、「シンプルな背景の選択」、「カメラの角度」などです。

例えば、「プロのようなプロフィール写真を撮るためには、自然光を使ってシンプルな背景を選ぶことが重要です。カメラの角度を少し上からにすると顔が引き締まって見えます。」という具合に。そうなんですよね。私はよく下から煽って撮ってしまうのですが、こんな投稿を見るとそれを防ぐことができる役立つ投稿になります。

次に、ハッシュタグの選定です。関連するハッシュタグを5〜10個選びます。例えば、「#プロフィール写真」、「#撮影テクニック」、「# SNS 活用」など。このハッシュタグの選定は、いろいろな方法がありますので、お調べになってみてください。

ここまで決まったら、投稿のスケジュールを設定します。指定の時間に自動投稿されるようにします。例えば、午後6時に投稿するというふうな感じですね。毎週火曜日、木曜日の午後6時に投稿するようにスケジュールしておきます。

事前準備の大切さ

これが、具体的な Instagram のフィード投稿の作成手順です。このように細かく計画を立てることで、一貫性を保ちながら情報発信ができます。

最後に、事前準備の大切さをリマインドさせてください。各週に2回分の投稿を準備して、前の月に4週分、つまり8回分の投稿を事前に準備しておくことが重要です。これにより、計画的かつ効果的な情報発信が可能になります。

コンテンツカレンダーを使うことでスケジュール管理が容易になり、効果的な情報発信が可能になります。一貫した投稿がフォロワーの信頼を築いて、エンゲージメントを高めることが期待できます。

では次に、タスク管理ツールの活用法について見ていきましょう。

タスク管理ツールの活用法

ここでは、効果的なタスク管理ツールの使用方法について学びます。限られたリソースで効率的に作業を進めるためには、便利なツールの使い方を知っておくことは非常に重要です。

※文章だけではわかりづらいと思いますので、以下の動画をご覧ください。

タスク管理ツールとは

まず、タスク管理ツールとは何かと言いますと、日々の作業を整理して計画的に進めるためのツールです。これにより、作業の投資を立てて効率的に進めることができます。

具体的なツールの紹介

では、具体的なツールを紹介します。私が愛用しているのは、Trello、Asana、Notion です。それぞれのツールの特徴と使い方を見ていきましょう。

Trello

Trello というのは、かんばん方式と言われたりしますが、視覚的にタスクを管理できるツールです。まず、ボードの作成をします。例えば、「コンテンツカレンダー作成プロジェクト」という感じで名前をつけます。次に、リストを作成します。

ボードに、ToDo、インプログレス（進行中）、Done（完了）というふうに作業の進捗状況を示します。そして、カードを作成します。リストにタスクをカードとして追加します。各カードには、詳細な説明、期限、チェックリストなどを追加することができます。画像を埋め込むこともできます。

そして、これらを作ったら実際にタスクを動かしていくときに、カードを移動させます。作業が進むにつれて、このタスクを示すカードを、やらなければいけない ToDo から進行中であるインプログレスに移して、完了したら Done に、ドラッグアンドドロップで移動させるという具合です。

これが私が実際に使っている Trello のあるボードです。名前は一緒じゃないんですが、ここに「Planned」と書いてあります。こういうプランでやっていくよ、メルマガや期間限定ダウンロードのコンテンツはこういうふうに案を作っておく、その1つ1つをカードと言います。

例えば、このカードを開いてみますね。「オンラインコースビジネスに取り組んだときに途中で挫折する人が多いのはなぜか」というトピックを扱ったとします。カードを開いて、説明を編集して書くことができます。添付ファイルとして、コンピューターからファイルを添付するというふうにして、画像を入れることもできます。チェックリストを加えることもできます。日付を付けることもできます。これがカードです。

カードがプランのところにあるとして、もうポッドキャストにスケジュールしましたとなったら移動させます。そして、ポッドキャストにスケジュールしたものを、メールニュースレターで配信するというのが次のステップなんですが、そこまで行ったらまたカードを動かす。そして、ブログに投稿したよ、というのが最終地点なんですが、そこに移動するという具合に、このカードを移動させていく方式です。

カードの中には、使いたい画像を添付ファイルとして埋め込んでおくことができます。カードからダウンロードすることができますので、ここで一括管理ができます。この投稿にこの画像を使おうっていうときがありますよね。そのときには、添付ファイルとして置いておいて、実際に使うときにここからダウンロードする。特に、チームでお仕事をする場合、アウトソーシングする場合なんかは、この投稿にはこの画像だよ、ということを入れておくと、やり取りがスムーズになります。Trello で一元化できますのでね。

はい、これが Trello のかんばん方式です。この「Planned」とか、「ポッドキャスト Scheduled」とか「E-mail Scheduled」というのがリストですね。この全体をボードというふうに言います。

Asana

次のツールは Asana です。Asana はプロジェクト全体を視覚的に管理するのに適したツールです。無料プランでかなりの範囲を利用できます。私が使うのは、プロジェクトの作成、タスクの追加、サブタスクの追加、カレンダービューの利用というところです。

プロジェクトごとにタスクを管理するために、まずプロジェクトという大きな単位を作成します。例えば、「月間 SNS 投稿計画」というふうにします。そして、このプロジェクトの中にタスクを追加していきます。各タスクに期限、担当者、詳細な設定をします。このタスクの中に、サブタスクというのが必ず発生するはずです。さらに細かい作業内容を管理することができます。そして、カレンダービューは、タスクの期限を視覚的に確認して、スケジュールを把握することができます。

Asana には「自習セット」という、練習するためのセットが用意されています。読み込んでいきます。私は無料プランを使っています。この自習セットという1つがプロジェクトという単位です。そして、タスクには、例えばこの「Asana とは」というのがありますね。これがタスクです。

このタスクを開けると、担当者、記述、そして親になるプロジェクトの名前が書いてあります。詳細な説明をここで編集することができます。そして、ここにサブタスクを追加することができます。サブタスクとして、例えば「YouTube 動画を作る」とかいうふうにすることもできますし、それに記述をつけたり、ここに人のマークがあります、誰に割り当てるかということができます。

これをカレンダービューで見ることもできます。私はリスト表示で見るのが好きですが、Asana はいろんな表示の仕方ができます。Trello のように、かんばん方式にもできます。そして、カレンダーというふうにしますと、期限を設定している場合、そのタスクが表示されるようになります。非常に詳細に設定ができますし、あとはサブタスクを追加したり、そしてここにファイルを添付することもできますので、Trelloと同様に一元管理に向いているなと思っています。

Notion

次に、Notion です。Notion はノートやデータベースの機能を持つ、非常に多機能なツールです。ここでは4つに絞ってお伝えしたいと思います。

1つ目、ページの作成。プロジェクトごとにページを作成して、タスクを管理することができます。週次タスク管理みたいな感じですね。そして、このページ内にタスクリストを作ることができます。ページ内にタスクリストを作って、各タスクにチェックボックス、期限、詳細な説明を追加することができます。

また、データベースを作ることもできます。データベースを使ってタスクをさらに詳細に管理して、タスクごとの進捗状況や優先度などを見ることができます。

定期的に繰り返すタスク、特に情報発信などは毎月毎月、あるいは四半期ごとという感じで定期的な繰り返しが発生します。そういったタスクには、テンプレートを作成しておくと効率的に管理ができます。

私自身は、Notion を使えるようになったのがごく最近なんですね。なので、データベースを作るところまではできていませんが、ちょっとお見せしたいと思います。（動画を参照してください）

自分でデータベースを作れないよという人には、Notion にテンプレートギャラリーというのがあります。いろんな人が作ったテンプレートが、無料、有料でシェアされているんですね。目的に応じて、暮らしとか、仕事、学校というふうに、家族の ToDo 管理とか、これ有料ですね。あとは、スタディープラン、モチベーションなんとかとか、ふるさと納税管理とか、まあいろんなものがあります。結婚式の招待状とか面白いですね。プレビューで見てみましょう。

結婚式のご案内のテンプレートを見ると、スケジュールを管理したり、お役立ち情報をまとめておく、Q&A を作っておくということもできるようです。

私が使っているのは、実は手作り感満載、手動で表を作っています。動画でお見せしているのは2024年の第3四半期の私のマンスリープランです。これがないともうタスクが回らないくらい便利です。1週目に何をやるか、2週目には Kindle を作るよ、3週目は Kindle のキャンペーンをするよ、とか。4週目は Udemy のコースを作るよ、というふうに分けています。そして、各曜日ごとに縦で見ることができます。

例えば情報発信ということだと、例えばブログの外注化をここでやる、もう1週目のここでやると決めておくとか。あとは、Kindle に関して外注化する部分は、2週目の第1月曜日にやるとか。2週目の土曜日にはもう KDP の審査に Kindle を出す、それから2週目の土曜日には翌月分のポッドキャストの収録をまとめてやるよ、とか。3週目の土曜日には翌月分のメルマガ4通から5通をまとめて書くよ、という感じで決めています。

他には、Udemy のコースを作るとき、各タスクについて自分がどれくらいの時間かかるかを把握していますので、いつアウトラインを作り始めたら、紹介ページを作って、スライドを作って、翌月の1週目に収録をして、編集、レンダリング、と進めていって、いつ審査提出できるかが日程として決まってきます。こんな感じで自分のタスク管理をしています。

あとは、火曜日は Udemy の教育目的のお知らせを出すよ、とか。2週目は宣伝目的のお知らせを出すよ、という感じでスケジュールしています。

でも、これは Notion を使っているものの、手動で「表」を作っただけなんですね。本来は Notion のもっとスマートな使い方があります。

例えば、有料で購入したブログを運用するためのテンプレートがあります。今の時間が針付きの時計画像で表示されています。ここで、マスタータスクリスト、コンテンツハブ、メールハブ、トラッキングハブとかいうふうになっていて、例えばコンテンツハブをクリックすると、コンテンツをどういうふうにするか、カレンダー表示があったり、あとはマスタータスクリストというのがあって、タスク1、今設定していませんが、プライオリティが高いとか、あるいはタスクにはインプログレスなので進行中である、とかいうふうに見ることができます。

例えばこれを開くとすると、サイドバーで開きます。今、インプログレスとか、ノーツ、何かメモを書いたり、完了したら Done にチェックを入れるとかいう感じですね。コメントをすることができます。

メールハブを開けますと、今度はメールをどういうふうに書いていくか、いつ何を書くかというタスクをここで設定して、進捗状況をインプログレスなのか完了したのか、ということを設定していくというのが本来の Notion の使い方です。私はまだこれを使いこなせていません。

私は手動で作った表で、非常に原始的なやり方でやっているんですけど、表全体を複製することができますので、第3四半期の間はこれをずっと使い続けていき、月に応じて臨機応変に変更します。例えばこの日に Kindle の外注化の準備をしようと思っていたけれども、何かプライベートの予定が入ったというときには、またこちらに振替えるというふうにして運用しています。

Notion は奥深いツールです。ですので、慣れないうちは既存のテンプレートを使って、それを自分なりにアレンジしていくというのがいいかもしれません。

ツールのまとめ

これらのツールを使うことで、作業の効率化と時間管理が向上します。まず、いつ何をやるかを決めてしまって、スケジュールしておくと管理しやすくなりますね。より効果的に情報発信を行うことができます。

今の私の原始的なカレンダーがないと、ポッドキャストをいつとるんだったっけ？とか、今日は何をやるんだったっけ、というところから始めなくてはいけないので、非常に時間のロスが大きくなります。

ご自身に合ったツールを見つけて、実際に使ってみてください。

私のタスク管理ツールの活用法は、Trello はポッドキャストとかメルマガとか、あらゆるコンテンツのトピックに良さそうなことを思いついたらカードを作って、このトピックで話したいことある、とメモしておきます。今回ご紹介したどのツールもスマホアプリがあります。私はトピックを思いついたときにメモしておくのに Trello を使っています。そして、Asana ではもうちょっと込み入ったコンテンツ管理をしたり、Notion ではご覧いただいたように、全体のスケジュールを管理するというふうに、私自身は使っていますが、あなたはまたもっと違う使い方ができると思います。ぜひトライしてみてください。

まとめ

情報発信の計画と管理について、以下の2つの重要なポイントを学びました。

コンテンツカレンダーの作成。コンテンツカレンダーを使って、計画的に情報発信を行う方法。
タスク管理ツールの活用法。Trello、Asana、Notion などのツールを使って、効率的にタスク管理する方法。

これらの知識を活用して、計画的かつ効率的に情報発信を行っていきましょう。

今回は、情報発信の計画と管理について以下の2つの重要なポイントを学びました。
コンテンツカレンダーの作成。コンテンツカレンダーを使って計画的に情報発信を行う方法。そして、タスク管理ツールの活用法としてTrello、Asana、Notion をご紹介しました。

これらの知識を活用して計画的、かつ効率的に情報発信を行っていってください。